L'accès au terrain se situe au niveau du lieu-dit "La Plotuère" dans la commune de Gy-en-Sologne. Le terrain est facilement identifiable via le panneau "Wildmax Camp". Suivez le panneau parking et garez vous dans la prairie afin de ne pas encombrer inutilement la voirie publique.

Lors de votre arrivée sur le terrain, présentez-vous auprès des organisateurs (recherchez la pancarte "ENRÔLEMENT - EMPIRE/ALLIANCE", à proximité du lieu de vie), afin d'enregistrer votre arrivée.

Un briefing aura lieu le samedi matin. Il répondra aux questions essentielles mais ne passera pas en revue toutes les règles de jeu ! En tant que participant, il vous incombe quelques jours avant l'opé de relire les règles de jeu et plus particulièrement celles concernant un rôle qui vous serait propre ou celles de votre faction/section. si vous avez reçu des documents par mail en amont de l'op, assurez-vous d'en avoir pris connaissance.

Attention, ne laissez pas d'objets de valeur à vue ou dans vos effets personnels, préférez les enfermer dans votre véhicule, l'association Smartfun ne pourrait être tenue pour responsable en cas de vol.

Comme logement vous aurez le choix entre deux possibilités. Notez que le logement en dortoir sous tente est sommaire (55 lits à picots), dans tous les cas, prévoyez sac de couchage et un petit surmatelas ainsi que de quoi vous éclairer la nuit en plus de tous vos effets personnels habituels.

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L'association smartfun souhaite vous proposer un tarif au juste prix. Il nous est difficile à quelques mois de l'événement de calculer au plus juste un tarif en cette période inflationniste. Le tarif maximal est de 65€ pour les participants "joueurs". En deçà, il nous est impossible de financer le coût de location du terrain , de la logistique indispensable, des repas, de la cotisation temporaire à l'assoc pour la durée de l'évènement et de l'assurance des participants ainsi que de certains accessoires de jeu.

Il vous est cependant possible d'aider l'assoc et les orgas à financer les autres frais liés à l'événement (accessoires de jeu pour tous et pour chacun, location/usure du matériel logistique - carburant - impression des affiches et documents individuels - thématisation des lieux - patch).

Nous proposons 6 choix de participation aux frais de l'Op.

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Tarif ajusté joueur
Je participe en tant que joueur ou joueuse "invité(e)" à l’événement. L'organisation me recontactera ultérieurement pour discuter de mon personnage et de son évolution.

Tarif don à l'assoc
Je participe en tant que joueur ou joueuse à l’événement. L'organisation me recontactera ultérieurement pour discuter de mon personnage et de son évolution. Je souhaite apporter un soutien financier à l'association smartfun et aider les orgas à proposer tant aujourd'hui que demain des opés de qualité.
Je verse un montant supérieur à 65,00€ en guise de participation aux frais. Le surplus des 65€ aidera l'assoc à rentrer dans ses frais.

Tarif JNC
Je participe en tant que Personnage Non Combattant à l’événement. L'organisation me recontactera ultérieurement pour discuter de mon personnage et/ou de ma fonction. Pour obtenir plus d’infos, j’envoie un mail via la page contact.

Tarif joueur retardataire
Je souhaite participer en tant que joueur ou joueuse à l’événement, j'attends néanmoins la dernière minute (après le 31 mars) pour me décider et je mets les orgas dans l'embarras via une surcharge de travail pour préparer ma venue alors qu'ils sont dans les derniers préparatifs de l'Op.

Tarif PNJ ou prestataire
Je participe en tant que Personnage Non Joueur et j'apporte ma contribution à l’événement (exemple : photographe - vidéaste). L'organisation me recontactera ultérieurement pour discuter de mon personnage et/ou de ma fonction. Pour obtenir plus d’infos, j’envoie un mail via la page contact.

Tarif aidant
J'aide l’organisation en arrivant au plus tard le mercredi matin précédant l'op et/ou j'aide à demonter et ranger après l'op le lundi jusqu'au moment où tout est rangé. L'organisation me recontactera ultérieurement pour discuter de mon personnage et/ou de ma fonction. Pour plus d’infos, j’envoie un mail via la page contact.

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Au fil de nos opés, nous avons remarqué que certains participants "fantômes" squattaient des places pour ne jamais venir. Afin d'éviter cela, nous vous demanderons de verser le solde de votre participation en une fois dès que votre tenue sera validée, ce montant fait aussi office de réservation ferme dans votre rôle.

Une fois votre inscription validée, nous vous enverrons un lien vers le formulaire de paiement. Vous avez jusqu'au 20 mars pour vous inscrire à l'Op et jusqu'au 31 mars pour solder votre P.A.F.

POLITIQUE DE REMBOURSEMENT :
Si vous ne vous présentez pas le jour de l'Op ou annulez après le 15 avril 2024, aucun remboursement ne sera possible.
Si vous ne pouvez finalement pas participer à l'Op , le montant de votre PAF ne sera remboursé que sous deux conditions :

- 1/ vous annulez votre venue, il vous appartient de trouver un ou une remplaçant(e). Le montant de votre PAF sera remboursé lorsque votre remplaçant(e) sera en ordre de paiement.

- 2/ vous avez un empêchement MAJEUR INOPINÉ entre votre inscription et le 15 avril, un remboursement partiel sera calculé en fonction des frais déjà engagés pour votre venue si vous ne trouvez pas de remplaçant(e) et à la condition d'apporter une preuve à l'appui de votre déconvenue (exemple : un certificat médical).

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REPAS	FOURNI PAR
dîner vendredi soir	vous
pdj samedi matin	inclus dans le PAF
déjeuner samedi midi	inclus dans le PAF
dîner samedi soir	vous
pdj dimanche matin	inclus dans le PAF
déjeuner dimanche midi	vous

Vendredi soir, chacun apporte son repas personnel et profitera de cette première soirée pour partager avec ses amis et co-équipiers vos spécialités régionales. Remarque importante : il n'y a pas de frigo/réfrigérateur disponible sur le site.

Samedi et dimanche matin, un petit déjeuner à base de café et de pain frais vous sera servi. Samedi pour le déjeuner en jeu, vous profiterez d'un repas thématisé selon votre unité, le samedi soir, il vous incombe d'apporter votre repas, un feu sera à disposition pour votre barbecue.

Eau potable en bouteille disponible dans les endroits de repos et en jeu dans les safe zones à raison de 1,5L à 3L/participant/jour selon conditions météorologiques. Prévoyez quart, couverts, gamelle, gourde pour vos repas. Samedi midi, un esbit ou petit réchaud à gaz pour le repas à réchauffer en jeu sera le bienvenu.

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Nos opés sont aussi l'occasion de retrouvailles et d'immersion dans l'ambiance de l'époque. Certains participants aiment festoyer jusque tard dans la nuit, tandis que d'autres après un long voyage ou longue journée de jeu, optent pour un repos bien mérité.
Considérez que la zone de camping la plus éloignée de la safe zone est la plus calme. Respectez cet endroit de quiétude en soirée et la nuit.
Pour accueillir les fêtards et les couche-tards, la safe-zone sera votre endroit de prédilection. Privilégiez le logement en tente dortoir si vous aimez l'animation nocturne, plantez votre tente sur le terrain de camping si vous préférez la quiétude des bois.

Durant la durée de l'Op nous ouvrirons après le jeu, la Cantina "Au Zamian Assoiffé" qui sera tenue au profit de l'assoc Smartfun avec possibilité d'achat à prix démocratique de sodas et bières fraîches. Une animation musicale sera de la partie chaque soir.

Nous comprenons le souhait de la plupart d'avoir un moment convivial en soirée. De votre côté il est de votre responsabilté de vous présenter "à jeun" et sobre sur le terrain de Jeu.
Vous seul(e) connaissez vos limites, en cas de suspicion ou de comportement alcoolisé, les orgas se réservent le droit de pratiquer des éthylotests avant votre départ en jeu. Au-delà des limites permises par la loi française pour conduire un véhicule, vous ne participerez pas à l'op.
Il en va de votre sécurité sur le terrain et de celle des autres participants.

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TARIF BOISSON	MARQUE	PRIX
Jawa Pale Ale Beer	Bière pression blonde	3,00€
Imperial Stout Trooper	Bière brune	3,00€
Dagobah Swamp Juice	Bière Spéciale	3,00€
Chova Chola Soda	Coca-Cola Regular/Zéro	2,50€
Jedi Mind Trick	Fanta - Sprite - etc...	2,50€
Yartigan Well Water	Château la Pompe	0,0€

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Nous proposons à ceux et celles qui le désirent des "douches de campagne" à proximité du parking.
Vous venez avec votre savon, etc, nous fournissons une arrivée d'eau de ville froide. Il vous appartient de chauffer de l'eau (pour les frileux et frileuses).

Quatre toilettes seront positionnées à côté du camping, trois de type sèche, une chimique
N'oubliez pas votre PQ !

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