L'accès au terrain se situe au niveau du lieu-dit "La Plotuère" dans la commune de Gy-en-Sologne. Le terrain est facilement identifiable via le panneau "Wildmax Camp". Suivez le panneau parking et garez vous dans la prairie afin de ne pas encombrer inutilement la voirie publique.

Lors de votre arrivée sur le terrain, présentez-vous auprès des organisateurs (recherchez la pancarte "ENRÔLEMENT - OP KHE SANH", à proximité du lieu de vie), afin d'enregistrer votre arrivée.

Un briefing aura lieu le samedi matin. Il répondra aux questions essentielles mais ne passera pas en revue toutes les règles de jeu ! En tant que participant, il vous incombe quelques jours avant l'opé de relire les règles de jeu et plus particulièrement celles concernant un rôle qui vous serait propre ou celles de votre faction/section. Un travail d'information est effectué en amont de la date de l'op. Les chefs de section, joueurs des QG, radios, médics, ainsi que chaque JNC recevra à l'avance des documents de jeux pertinents avec leurs rôles, missions et objectifs.

Attention, ne laissez pas d'objets de valeur à vue ou dans vos effets personnels, préférez les enfermer dans votre véhicule, l'association Smartfun ne pourrait être tenue pour responsable en cas de vol.

Comme logement vous aurez le choix entre trois possibilités. Notez que le logement en dortoir sous tente est sommaire (55 lits à picots), dans tous les cas, prévoyez sac de couchage et un petit surmatelas ainsi que de quoi vous éclairer la nuit en plus de tous vos effets personnels habituels.

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L'association Smartfun estime au plus juste le coût de votre participation financière. Ceux et celles qui nous connaissent savent que leur PAF sera calculée afin de vous offrir un maximum de confort, de fun et d'activités durant cette opération.
Il nous est difficile à quelques mois de l'événement de calculer précisément un tarif, certaines prestations en cette période inflationniste. Le tarif maximal est de 120€ pour les participants "joueurs". En deçà, il nous sera impossible de financer le coût de location du terrain, de la logistique indispensable, des repas, de la cotisation temporaire à l'assoc pour la durée de l'évènement et de l'assurance des participants ainsi que de certains accessoires de jeu.

Smartfun prend en charge une série d'autres frais liés à l'événement (accessoires de jeu pour tous et pour chacun, carburant, impression des affiches et documents individuels, thématisation des lieux - patch). N'hésitez pas à soutenir notre assoc par un petit don, cela aide l'assoc à pérénniser ses activités.

Nous proposons 5 choix de participation aux frais de l'Op.
Si l'estimation du prix devait être revue à la baisse, nous appliquerons les nouveaux tarifs.

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Tarif ajusté joueur
Je participe en tant que joueur ou joueuse "invité(e)" à l’événement. L'organisation me recontactera ultérieurement pour discuter de mon personnage et de son évolution.

Tarif don à l'assoc
Je participe en tant que joueur ou joueuse à l’événement. L'organisation me recontactera ultérieurement pour discuter de mon personnage et de son évolution. Je souhaite apporter un soutien financier à l'association smartfun et aider les orgas à proposer tant aujourd'hui que demain des opés de qualité.
Je verse un montant supérieur à 120,00€ en guise de participation aux frais.

Tarif JNC
Je participe en tant que Personnage Non Combattant à l’événement. L'organisation me recontactera ultérieurement pour discuter de mon personnage et/ou de ma fonction. Pour obtenir plus d’infos, j’envoie un mail via la page contact.

Tarif joueur retardataire
Je souhaite participer en tant que joueur ou joueuse à l’événement, j'attends néanmoins la dernière minute (après le 31 mars) pour me décider et je mets les orgas dans l'embarras via une surcharge de travail pour préparer ma venue alors qu'ils sont dans les derniers préparatifs de l'Op.

Tarif PNJ ou prestataire
Je participe en tant que Personnage Non Joueur et j'apporte ma contribution à l’événement (exemple : photographe - vidéaste). L'organisation me recontactera ultérieurement pour discuter de mon personnage et/ou de ma fonction. Ce prix correspond uniquement à couvrir l'assurance en jeu et les repas. Pour obtenir plus d’infos, j’envoie un mail via la page contact.

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Au fil de nos opés, nous avons remarqué que certains participants "fantômes" squattaient des places pour ne jamais venir. Afin d'éviter cela, nous vous demanderons de verser le solde de votre participation en une fois, ce montant fait aussi office de réservation ferme dans votre rôle.

Une fois votre inscription validée, nous vous enverrons un lien vers le formulaire de paiement. Vous avez jusqu'au 28 mars pour vous inscrire à l'Op et jusqu'au 31 mars pour solder votre P.A.F.

POLITIQUE DE REMBOURSEMENT :
Si vous ne vous présentez pas le jour de l'Op ou annulez après le 31 mars 2026, aucun remboursement ne sera possible.
Si vous ne pouvez finalement pas participer à l'Op après cette date, le montant de votre PAF ne sera remboursé que sous deux conditions :

- 1/ vous annulez votre venue, il vous appartient de trouver un ou une remplaçant(e). Le montant de votre PAF sera remboursé lorsque votre remplaçant(e) aura soldé sa PAF.

- 2/ vous avez un empêchement MAJEUR INOPINÉ entre votre inscription et le 22 mai, un remboursement partiel sera calculé en fonction des frais déjà engagés pour votre venue si vous ne trouvez pas de remplaçant(e) et à la condition d'apporter une preuve à l'appui de votre déconvenue (exemple : un certificat médical).

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REPAS	FOURNI PAR	TYPE
dîner vendredi soir	non-inclus	possibilité bbq sur place
pdj samedi matin	inclus dans le PAF	continental classique
déjeuner samedi midi	inclus dans le PAF	ration ou repas chaud
dîner samedi soir	inclus dans le PAF	repas chaud asiatique
pdj dimanche matin	inclus dans le PAF	continental classique
déjeuner dimanche midi	inclus dans le PAF	repas chaud asiatique
dîner dimanche soir	inclus dans le PAF	repas chaud asiatique
pdj lundi matin	inclus dans le PAF	continental classique
déjeuner lundi midi	inclus dans le PAF	lunchbox à emporter

Vendredi soir, chacun apporte son repas personnel et profitera de cette première soirée pour partager avec ses amis et co-équipiers vos spécialités régionales. Remarque importante : il n'y a pas de frigo/réfrigérateur disponible sur le site.

Samedi, dimanche et lundi matin, un petit déjeuner à base de café et de pain frais vous sera servi. Samedi et dimanche pour le déjeuner en jeu, vous profiterez d'un repas thématisé selon votre unité, le samedi et dimanche soir, un repas chaud asiatique vous sera servi. Lundi à la fin du jeu, des lunchbox seront à votre disposition, à consommer sur place ou emporter pour votre trajet retour.

Eau potable en bouteille disponible dans les endroits de repos et en jeu dans les safe zones à raison de 1,5L à 3L/participant/jour selon conditions météorologiques. Prévoyez quart, couverts, gamelle, gourde pour vos repas. Samedi et dimanche midi, un esbit ou petit réchaud à gaz pour le repas à réchauffer en jeu sera le bienvenu (pour les joueurs qui recevront des rations de combat.

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Nos opés sont aussi l'occasion de retrouvailles et d'immersion dans l'ambiance de l'époque. Certains participants aiment festoyer jusque tard dans la nuit, tandis que d'autres après un long voyage ou longue journée de jeu, optent pour un repos bien mérité.
Considérez que la zone de camping la plus éloignée de la safe zone est la plus calme. Respectez cet endroit de quiétude en soirée et la nuit.
Pour accueillir les fêtards et les couche-tards, la safe-zone sera votre endroit de prédilection. Privilégiez le logement en tente dortoir si vous aimez l'animation nocturne, plantez votre tente sur le terrain de camping si vous préférez la quiétude des bois.

Durant la durée de l'Op nous ouvrirons après le jeu, le bar "Au Caphé des Z'amis" qui sera tenu au profit de l'assoc Smartfun avec possibilité d'achat à prix démocratique de sodas et bières fraîches. Une animation musicale sera de la partie chaque soir.

Nous comprenons le souhait de la plupart d'avoir un moment convivial en soirée. De votre côté il est de votre responsabilté de vous présenter "à jeun" et sobre sur le terrain de Jeu.
Vous seul(e) connaissez vos limites, en cas de suspicion ou de comportement alcoolisé, les orgas se réservent le droit de pratiquer des éthylotests avant votre départ en jeu. Au-delà des limites permises par la loi française pour conduire un véhicule, vous ne participerez pas à l'op.
Il en va de votre sécurité sur le terrain et de celle des autres participants.

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TARIF BOISSON	GENRE	PRIX
Bière blonde	Pression au fût	3,50€
Bière brune	Pression au fût	3,50€
Leffe	Bière Spéciale	3,50€
Soda Cola	Coca-Cola Regular/Zéro	2,50€
Soda divers	Fanta - Sprite - etc...	2,50€
Eau minérale	Source de l'oncle Hö	0,00€

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Nous proposons à ceux et celles qui le désirent des "douches de campagne" à proximité du parking.
Vous venez avec votre savon, etc, nous fournissons une arrivée d'eau de ville froide. Il vous appartient de chauffer de l'eau (pour les frileux et frileuses).

Quatre toilettes seront positionnées à côté du camping, trois de type sèche, une chimique
N'oubliez pas votre PQ !

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