L'accès au terrain se situe au niveau du lieu-dit "La Plotuère" dans la commune de Gy-en-Sologne. Le terrain est facilement identifiable via le panneau "Wildmax Camp". Suivez le panneau parking et garez vous dans la prairie afin de ne pas encombrer inutilement la voirie publique.

Lors de votre arrivée sur le terrain, présentez-vous auprès des organisateurs (recherchez la pancarte "ENROLEMENT - VIETMINH/CEFEO", à proximité du parking), afin d'enregistrer votre arrivée.

Un briefing aura lieu le samedi matin avant les ateliers. Il répondra aux questions essentielles mais ne passera pas en revue toutes les règles de jeu ! En tant que participant, il vous incombe quelques jours avant l'opé de relire les règles de jeu et plus particulièrement celles concernant un rôle qui vous serait propre ou celles de votre faction/section. si vous avez reçu des documents par mail en amont de l'op, assurez-vous d'en avoir pris connaissance.

Attention, ne laissez pas d'objets de valeur à vue ou dans vos effets personnels, préférez les enfermer dans votre véhicule, l'association Smartfun ne pourrait être tenue pour responsable en cas de vol.

Comme logement vous aurez le choix entre deux possibilités. Notez que le logement en dortoir sous tente est sommaire (55 lits à picots), dans tous les cas, prévoyez sac de couchage et un petit surmatelas ainsi que de quoi vous éclairer la nuit en plus de tous vos effets personnels habituels.

---

L'association smartfun souhaite vous proposer un tarif au juste prix. Il nous est difficile à huit mois de l'événement de calculer au plus juste un tarif en cette période inflationniste. Le tarif maximal est de 100€ pour les participants "joueurs". En deçà, il nous est impossible de financer le coût de location du terrain , de la logistique indispensable, des repas, de la cotisation temporaire à l'assoc pour la durée de l'évènement et de l'assurance des participants ainsi que de certains accessoires de jeu.
Si par chance, le coût final devait être moindre, l'assoc Smartfun vous remboursera la différence.

Il vous est cependant possible d'aider l'assoc et les orgas à financer les autres frais liés à l'événement (accessoires de jeu pour tous et pour chacun, location/usure du matériel logistique - carburant - impression des affiches et documents individuels - thématisation des lieux - patch).

Nous proposons 6 choix de participation aux frais de l'Op.

---

Tarif ajusté joueur
Je participe en tant que joueur ou joueuse "invité.e" à l’événement. L'organisation me recontactera ultérieurement pour discuter de mon personnage et de son évolution.

Tarif don à l'assoc
Je participe en tant que joueur ou joueuse à l’événement. L'organisation me recontactera ultérieurement pour discuter de mon personnage et de son évolution. Je souhaite apporter un soutien financier à l'association smartfun et aider les orgas à proposer tant aujourd'hui que demain des opés de qualité.
Je verse un montant supérieur à 100,00€ en guise de participation aux frais. Le surplus des 100€ aidera l'assoc à rentrer dans ses frais.

Tarif JNC
Je participe en tant que Personnage Non Combattant à l’événement. L'organisation me recontactera ultérieurement pour discuter de mon personnage et/ou de ma fonction. Pour plus d’infos, j’envoie un mail via la page contact.

Tarif joueur retardataire
Je souhaite participer en tant que joueur ou joueuse à l’événement, j'attends néanmoins la dernière minute (après le 6 mai) pour me décider et je mets les orgas dans l'embarras via une surcharge de travail pour préparer ma venue alors qu'ils sont dans les derniers préparatifs de l'Op.
Nb : il est toujours possible de trouver un arrangement avec les orgas pour autant que vous soyez inscrit.e avant le 6 mai 2023 et ayez soldé votre acompte.

Tarif PNJ ou prestataire
Je participe en tant que Personnage Non Joueur et j'apporte ma contribution à l’événement (exemple : photographe - vidéaste). L'organisation me recontactera ultérieurement pour discuter de mon personnage et/ou de ma fonction. Pour plus d’infos, j’envoie un mail via la page contact.

Tarif aidant
J'aide l’organisation en arrivant mercredi matin et/ou je preste un service durant l'op (exemple : chrony) et/ou j'aide à demonter et ranger après l'op le mardi jusqu'au moment où tout est rangé. L'organisation me recontactera ultérieurement pour discuter de mon personnage et/ou de ma fonction. Pour plus d’infos, j’envoie un mail via la page contact.

---

Au fil de nos opés, nous avons remarqué que certains participants "fantômes" squattaient des places pour ne jamais venir. Afin d'éviter cela, nous vous demanderons de verser un acompte de 20€ une fois que votre tenue sera validée, cet acompte fait aussi office de réservation ferme dans votre rôle.
Si vous ne pouvez finalement pas participer à l'Opé et en nous prévenant avant le 26 avril 2023, votre acompte vous sera remboursé. Passé cette date, il servira à couvrir les frais engagés par l'assoc et ne sera pas remboursé.
Vous pouvez bien entendu, solder directement l'entièreté de votre participation aux frais.

Accessoirement, un acompte sert aussi à financer certains frais de réservation et à acheter à l'avance certains items de jeu, car une opé ne se prépare pas la "veille".

Une fois votre inscription validée, nous vous enverrons un lien vers le formulaire de paiement. Il ne vous restera alors qu'à verser votre acompte ou solder votre P.A.F sur le compte spécifique ouvert pour l'Op (infos dans le formulaire/calculateur).

POLITIQUE DE REMBOURSEMENT :
La date butoir est fixée au 6 mai 2023 pour solder sa P.A.F. Au-delà cette date et le début de l'événement, des remboursements seront effectués preuves à l'appui en cas de circonstances exceptionnelles (mutation, travail imprévu, situation familiale exigeant votre présence, maladie avec sortie interdite, par exemple).
Le montant du remboursement durant cette période sera aussi dépendant des frais engagés pour le participant (assurance, accessoires de jeu, par exemple) en amont de l'op.
Si vous ne vous présentez pas le jour de l'op, aucun remboursement ne sera possible.

---

Vendredi soir, chacun apporte son repas personnel et profitera de cette première soirée pour partager avec ses amis et co-équipiers vos spécialités régionales. Remarque importante : il n'y a pas de frigo/réfrigérateur disponible sur le site.

Samedi, dimanche et lundi matin, un petit déjeuner à base de café et de pain frais vous sera servi. Samedi et dimanche pour le déjeuner et le dîner, vous profiterez d'un repas chaud, à midi thématisé selon votre unité, le soir asiatique (version végétarienne pour ceux qui l'ont signalé lors de l'inscription). Lundi, lorsque le jeu se termine, un panier picnic sera disponible, à déguster sur place ou à emporter pour les plus pressés.

Eau potable en bouteille disponible dans les endroits de repos et en jeu dans les safe zones à raison de 1,5L/participant/jour. Prévoyez quart, couverts, gamelle, gourde pour vos repas. Samedi et dimanche midi, un esbit ou petit réchaud à gaz pour le repas à réchauffer en jeu sera le bienvenu.

---

Nos opés sont aussi l'occasion de retrouvailles et d'immersion dans l'ambiance de l'époque. Certains participants aiment festoyer jusque tard dans la nuit, tandis que d'autres après un long voyage ou longue journée de jeu, optent pour un repos bien mérité.
Considérez que la zone de camping la plus éloignée de la safe zone est la plus calme. Respectez cet endroit de quiétude en soirée et la nuit.
Pour accueillir les fêtards et les couche-tards, la safe-zone sera votre endroit de prédilection. Privilégiez le logement en tente dortoir si vous aimez l'animation nocturne, plantez votre tente sur le terrain de camping si vous préférez la quiétude des bois.

Durant la durée de l'Op nous ouvrirons après le jeu, le troquet "Ca Phê des Zâmi" (allusion à un airsofteur "mural") qui sera tenu au profit de l'assoc Smartfun avec possibilité d'achat à prix démocratique de sodas et bières fraîches. Une animation musicale sera de la partie chaque soir

Nous comprenons le souhait de la plupart d'avoir un moment convivial en soirée. De votre côté il est de votre responsabilté de vous présenter "à jeun" et sobre sur le terrain de Jeu.
Vous seul(e) connaissez vos limites, en cas de suspicion ou de comportement alcoolisé, les orgas se réservent le droit de pratiquer des éthylotests avant votre départ en jeu. Au-delà des limites permises par la loi française pour conduire un véhicule, vous ne participerez pas à l'op.
Il en va de votre sécurité sur le terrain et de celle des autres participants.

---

TARIF BOISSON	PRIX
Bière pression blonde	3,00€
Bière pression ambrée	3,00€
Bière en canette	3,00€
Coca-Cola Regular/Zéro	2,50€
Fanta - Sprite - etc...	2,50€
Château la Pompe	0,0€

---

Nous proposons à ceux et celles qui le désirent des "douches de campagne" à proximité du parking.
Vous venez avec votre savon, etc, nous fournissons une arrivée d'eau de ville froide. Il vous appartient de chauffer de l'eau (pour les frileu.x.ses).

Quatre toilettes seront positionnées à côté du camping, trois de type sèche, une chimique
N'oubliez pas votre PQ !

---